Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) (H/F) – NORDSEM

SAEML NORDSEM - LESQUIN

La structure :

NORDSEM est une Société d’Économie Mixte d’aménagement, au capital social de 3M€, créée en octobre 2014 à l’initiative du Département du Nord qui en est l’actionnaire majoritaire. Cette SEM a pour vocation la réalisation d’opérations d’aménagement et de construction, de développement économique et de réhabilitation, pour le compte des Collectivités Territoriales ou Groupements de Collectivités Territoriales ou Locales, des Organismes Publics ou Privés, ou pour son propre compte, en vue principalement de développer les territoires du Département du Nord

Afin de compléter nos réponses aux besoins, NORDSEM a décidé la mise en œuvre d’une SPL (Société Publique Locale) pour proposer aux collectivités un outil complémentaire à la SEM dont les moyens seraient mutualisés avec NORDSEM. Dans ce dispositif, NORDSPL permet de compléter l’action de la SEM en renforçant la maîtrise politique des collectivités actionnaires au moyen d’un cadre d’intervention direct, souple et pérenne.

Depuis plus de 10 ans, nous accompagnons les collectivités dans leurs projets d’aménagement, de construction et de réhabilitation. Afin de répondre à des besoins toujours plus intégrés et agiles, nous avons structuré une offre complète : NORDDEV.

La grappe d’outils NORDDEV est actuellement constituée d’une équipe de 6 personnes et d’un personnel mis à disposition (Service DAF = 2 personnes).

Un groupement fédérateur né pour mieux accompagner les territoires.

Cette offre est notamment marquée par la création de NORDGIE qui permet la mutualisation des fonctions support (juridique, comptable, RH, communication…)

Création de poste

Localisation : Lesquin, sur site + télétravail possible

Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la Responsable administrative et marchés et gestionnaire comptable

Missions principales

L’Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) assure un rôle intervenant sur l’ensemble des volets administratifs et opérationnels de la structure. Il/elle assiste notamment le suivi administratif et financier des marchés publics, la gestion comptable, ainsi que l’assistance à la vie sociale de la grappe d’outils.

1. Gestion des engagements et des marchés

• Émission et suivi des Lettres de Commande (LC)
• Gestion administrative des marchés publics dans le logiciel de gestion (GO7) :

– Vérification des dossiers de candidatures (pièces administratives, assurances, attestations fiscales/URSSAF…),

– Préparation des courriers de consultation (demandes d’informations, rejets, relances),

– Suivi semestriel des pièces réglementaires,

– Appui à la réalisation des ordres de service (OS)

2. Aide à la comptabilité

• Réception des factures, mise dans le circuit de validation et suivi des situations,
• Comptabilisation des produits liés aux concessions (forfaits, travaux, commercialisation, acquisition)
• Suivi et facturation des prestations (AMO, SCCV…)
• Suivi des règlements (factures, appels d’avances) et de la trésorerie des concessions
• Contrôle de cohérence entre comptabilité et gestion opérationnelle

3. Gestion administrative et moyens généraux

• Gestion du standard téléphonique, traitement du courrier entrant/sortant
• Suivi des moyens généraux : fournitures, parc automobile, téléphonie, informatique, prestataires (nettoyage, maintenance…)
• Appui à la direction : gestion des agendas, organisation de réunions, réservation de salles

4. Vie sociale

• Appui logistique et administratif à l’organisation des Conseils d’Administration et Assemblées Générales (convocations, relances, gestion des présences)

· Récolte des documents nécessaires aux mises à jour des K Bis

5. Communication et veille

• Mise à jour du site internet et des réseaux sociaux
• Veille presse : suivi des parutions en lien avec l’activité

Profil recherché :

Formation & expérience

• Bac +2 minimum en gestion, comptabilité, administration publique ou équivalent
• Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans une structure publique, para-publique ou SEM

Compétences techniques

• Connaissance du fonctionnement des marchés publics et des procédures associées
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et
• Maîtrise des logiciels de gestion (ex : GO7) serait un plus
• Connaissance des bases comptables

Qualités personnelles

• Rigueur, organisation et autonomie
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Polyvalence et adaptabilité
• Bon relationnel et esprit d’équipe

Conditions

• Contrat : CDI
• Temps de travail : temps plein

Rémunération : selon profil et expérience